Règles et principes de gestion des comptes numériques - UPN

Ces mesures entreront en oeuvre à compter du 1er juillet 2025.

Cette note définit les modalités de suppression des comptes numériques des personnels et usagers de l’Université Paris Nanterre, par type de population.

Compte de messagerie des personnels contractuels et titulaires quittant leur poste avant la retraite (hors doctorants et hors vacataires d’enseignement)
  • Le compte (et tous les services associés de type Google et Microsoft) de tout personnel quittant l’Université Paris Nanterre est résilié 1 an après la fin du contrat ou la date de départ de l’établissement.
  • Les personnes concernées reçoivent un message d’alerte 60 jours avant la fin du contrat ou la date de départ et un message de rappel 30 jours avant.
Exemple : Ma date de départ de l’établissement est le 10 septembre 2025, mon compte sera supprimé le 10 septembre 2026.

Note : Nous procéderons au maintien des comptes des personnels en détachement ou en disponibilité

Compte de messagerie des personnels titulaires partant à la retraite
  • Le compte (et tous les services associés de type Google et Microsoft) de tout personnel terminant sa carrière à l’Université Paris Nanterre sera maintenu pour 10 ans pour les retraités à partir du 21 octobre 2024, décision du CA.
  • Après les 10 ans, les personnes concernées reçoivent un message d’alerte 60 jours avant la fin du compte et un message de rappel 30 jours avant. Ils pourront demander la prolongation du compte. Cette mesure s’applique uniquement aux personnes prenant leur retraite à compter du 1er juillet.
Exemple : Ma date de départ à la retraite est le 10 septembre 2025, mon compte sera supprimé le 10 septembre 203

Compte de messagerie des étudiants
  • Le compte (et tous les services associés de type Google et Microsoft) des usagers étudiants qui ne renouvellent pas leur inscription à l’Université Paris Nanterre est résilié 1 an après la date de fin de validité de l’inscription de l’étudiant dans Apogée.
  • Les personnes concernées reçoivent un message d’alerte 60 jours avant la fin de la date de fin d’inscription et un message de rappel 30 jours avant.
Exemple : Mon inscription est pour l’année 2025/2026 

Compte de messagerie des doctorants
  • Le compte (et tous les services associés de type Google et Microsoft) des doctorants qui ne renouvellent pas leur inscription à l’Université Paris Nanterre est résilié 1 an après la date de fin de validité de l’inscription de l’étudiant dans Apogée.
  • Les “jeunes docteurs” bénéficient pendant la durée du dispositif de l’accès à un compte numérique (1) ; leur compte sera maintenu une année après la fin du dispositif. Le compte (et tous les services associés de type Google et Microsoft) des « jeunes docteurs » est résilié 1 an après la fin du dispositif.
  • Les personnes concernées reçoivent un message d’alerte 60 jours avant la fin de leur abonnement et un message de rappel 30 jours avant.
Exemple : Ma date de fin de validité/ du dispositif est le 10 septembre 2025, mon compte sera supprimé le 10 septembre 2

Compte de messagerie des personnels enseignants vacataires
  • Le compte (et tous les services associés de type Google et Microsoft) des enseignants vacataires quittant l’Université Paris Nanterre est résilié 60 jours après la fin du contrat, lequel se termine le 31 août de l’année universitaire en cours.
  • Les personnes concernées reçoivent alors un message d’alerte 60 jours avant la fin du contrat et un message de rappel 30 jours avant.
Exemple : Ma date de fin de validité est le 31 août 2025, mon compte sera supprimé le 31 octobre 2025

Note fonctionnelle à l’attention des composantes : afin d’assurer une continuité du service de messagerie pour les enseignants vacataires dont le contrat est renouvelé l’année suivante, les directions de composante pourront modifier la date de fin de contrat dans le logiciel dédié, en mentionnant par défaut la date du 31 août de l’année suivante.

(1)Voir le dispositif


 
Dates
Créé le 15 juillet 2025

Mis à jour le 17 juillet 2025